Was kostet Zeiterfassung für Apotheken? Stechuhr, Software und NFC im Vergleich

Welche Kosten bei Zeiterfassung tatsächlich entstehen

Bei einem Zeiterfassungssystem sollte nicht nur auf den angegebenen Monatspreis geschaut werden.

Je nach Anbieter können weitere Kosten entstehen für:

Hinzu kommt der interne Aufwand. Müssen Arbeitszeiten aus einem System exportiert, in eine andere Software übertragen oder am Monatsende manuell korrigiert werden, entstehen zwar keine direkten Rechnungen – aber zusätzliche Arbeitszeit.

Variante 1: Klassisches Stechuhr-Terminal

Die klassische elektronische Stechuhr ist vielen Betrieben vertraut. Mitarbeitende verwenden beispielsweise eine Karte, einen Chip, einen Transponder oder eine PIN, um Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit an einem fest installierten Terminal zu erfassen.

Vorteile

Mögliche Nachteile

Je nach System können zusätzliche Aufwände entstehen:

Für größere Unternehmen können solche Systeme sinnvoll sein. Für ein kleines Apothekenteam sollte allerdings geprüft werden, ob die notwendige Infrastruktur im Verhältnis zum tatsächlichen Bedarf steht.

Variante 2: Separate Zeiterfassungs- oder HR-Software

Eine weitere Möglichkeit sind cloudbasierte Personal- und Zeiterfassungssysteme. Sie bieten häufig deutlich mehr als reine Arbeitszeiterfassung.

Je nach Anbieter können beispielsweise enthalten sein:

Für Unternehmen mit umfangreichen Personalprozessen kann das sinnvoll sein. Eine inhabergeführte Apotheke mit einem überschaubaren Team benötigt jedoch möglicherweise nur einen Teil dieser Funktionen.

Deshalb sollte geprüft werden, ob tatsächlich alle enthaltenen Module gebraucht werden oder ob für Funktionen bezahlt wird, die im Apothekenalltag kaum genutzt werden.

Variante 3: NFC-Zeiterfassung

Eine NFC-basierte Zeiterfassung verfolgt einen einfacheren Ansatz. Mitarbeitende identifizieren sich beim Arbeitsbeginn beispielsweise über ein Smartphone, eine Karte oder ein anderes geeignetes NFC-Medium.

Ein kurzer Tap erzeugt den entsprechenden Zeitstempel. Beim Arbeitsende erfolgt ein weiterer Tap. Das System kann daraus die dokumentierte Arbeitszeit berechnen.

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass kein umfangreiches klassisches Stechuhr-Terminal erforderlich sein muss.

Warum NFC für kleinere Apothekenteams interessant ist

Apotheken haben häufig andere Anforderungen als Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden Beschäftigten. Das Team ist überschaubar, gleichzeitig wechseln Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und Schichten.

Die Zeiterfassung muss deshalb vor allem folgende Anforderungen erfüllen:

Ein System, bei dem das Ein- und Ausstempeln nur wenige Sekunden benötigt, lässt sich leichter in den normalen Arbeitsalltag integrieren.

Nicht nur die Hardware entscheidet über die Kosten

Ein günstiges Terminal kann langfristig trotzdem teuer werden, wenn dafür eine zusätzliche Softwarelizenz benötigt wird. Umgekehrt kann eine Software mit höherem Monatspreis wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn sie mehrere bestehende Einzellösungen ersetzt.

Deshalb sollten Apotheken die Gesamtkosten betrachten.

Einmalige Kosten

Laufende Kosten

Interne Kosten

Auch der eigene Zeitaufwand zählt:

Gerade der letzte Punkt wird beim Vergleich verschiedener Systeme häufig unterschätzt.

Ein separates System oder Teil einer Plattform?

Eine weitere Entscheidung lautet deshalb: Soll die Zeiterfassung als eigenständige Software betrieben werden oder Teil einer größeren Mitarbeiterplattform sein?

Eine separate Lösung kann sinnvoll sein, wenn ausschließlich Zeiterfassung benötigt wird und bereits andere Systeme für die Personalorganisation vorhanden sind.

Eine integrierte Lösung wird dagegen interessanter, wenn zusätzlich Funktionen wie diese digitalisiert werden sollen:

Dann können mehrere interne Abläufe innerhalb eines gemeinsamen Systems zusammengeführt werden.

Weniger Anbieter können den Verwaltungsaufwand reduzieren

Jede zusätzliche Software bringt meist auch zusätzliche organisatorische Aufgaben mit sich. Dazu gehören beispielsweise:

Dabei ist ein weiterer Anbieter nicht automatisch schlecht. Entscheidend ist vielmehr, ob der zusätzliche Nutzen den zusätzlichen Aufwand rechtfertigt.

Für kleinere Apotheken kann es deshalb sinnvoll sein, Funktionen miteinander zu bündeln, die ohnehin eng zusammengehören.

Zeiterfassung mit Mediloon

Mediloon verfolgt bei internen Apothekenprozessen einen integrierten Ansatz. Die NFC-basierte Arbeitszeiterfassung soll nicht als isoliertes System betrachtet werden, sondern gemeinsam mit weiteren Funktionen für das Apothekenteam eingesetzt werden können.

Dazu gehören je nach verfügbarem Funktionsumfang beispielsweise:

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten über einen NFC-basierten Clock-in dokumentieren. Die erfassten Zeiten stehen anschließend innerhalb der Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung.

Welche Funktionen und Kosten im konkreten Tarif enthalten sind, sollte vor Vertragsabschluss anhand des aktuellen Mediloon-Leistungsumfangs geprüft werden.

Checkliste: Zeiterfassungssysteme richtig vergleichen

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie Anbieter nicht nur nach dem Monatspreis vergleichen. Stellen Sie stattdessen folgende Fragen:

Erst wenn diese Punkte berücksichtigt werden, lassen sich die tatsächlichen Kosten verschiedener Lösungen sinnvoll vergleichen.