Mitarbeiterverwaltung in der Apotheke: Aufgaben, Arbeitszeiten und Team im Blick

Das Problem: Teamorganisation auf mehrere Systeme verteilt

Gerade in kleinen und mittelgroßen Apotheken entstehen interne Prozesse häufig nach und nach.

Typische Beispiele sind:

Solange das Team klein ist, lässt sich vieles noch über persönliche Abstimmung lösen. Mit zunehmender Zahl an Mitarbeitenden, unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und zusätzlichen Leistungen steigt jedoch der Koordinationsaufwand.

Dann entstehen typische Fragen:

Wenn für jede Antwort ein anderes System geöffnet werden muss, kostet die Organisation unnötig Zeit.

Mitarbeiterverwaltung an einem zentralen Ort

Eine digitale Mitarbeiterverwaltung bündelt die wichtigsten Informationen zum Apothekenteam. Statt Aufgaben, Arbeitszeiten und Personalinformationen getrennt zu betrachten, entsteht eine gemeinsame Übersicht.

Das Ziel ist dabei nicht, persönliche Abstimmung im Team zu ersetzen. Die Software schafft vielmehr eine verlässliche Grundlage, auf der alle Beteiligten mit denselben aktuellen Informationen arbeiten können.

1. Aufgaben digital organisieren

Im Apothekenalltag entstehen täglich zahlreiche interne Aufgaben. Das können einmalige Tätigkeiten sein, aber auch wiederkehrende Routinen wie:

Werden solche Aufgaben nur mündlich weitergegeben oder auf einzelnen Zetteln notiert, kann schnell unklar werden, wer sie übernommen hat.

Eine digitale Aufgabenverwaltung schafft hier mehr Struktur. Aufgaben können einer Person zugeordnet und ihr Bearbeitungsstatus nachvollzogen werden. Damit ist für das Team sichtbar:

2. Arbeitszeiten digital erfassen

Auch die Arbeitszeiterfassung gehört zur täglichen Teamorganisation. Wer Arbeitszeiten digital dokumentiert, muss Stunden nicht mehr aus handschriftlichen Listen oder unterschiedlichen Tabellen zusammensuchen.

Bei Mediloon kann die Arbeitszeiterfassung beispielsweise NFC-basiert erfolgen: Mitarbeitende erfassen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit mit einem kurzen Tap.

Die Zeiten werden anschließend digital dokumentiert und können für die weitere Arbeitszeitverwaltung genutzt werden. So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage dafür, wann Teammitglieder tatsächlich anwesend sind.

3. Das gesamte Apothekenteam im Überblick

Zu einer funktionierenden Mitarbeiterverwaltung gehört auch eine zentrale Teamübersicht. Dort können die für die interne Organisation erforderlichen Informationen zu den einzelnen Mitarbeitenden zusammengeführt werden.

Das erleichtert insbesondere die Verbindung mit anderen Bereichen:

Anstatt Informationen immer wieder neu zuzuordnen, bildet das angelegte Team die Grundlage für die weiteren internen Abläufe.

4. Urlaubsanträge mit der Personalplanung verbinden

Auch Abwesenheiten beeinflussen den Apothekenalltag unmittelbar. Wenn ein Urlaub genehmigt wurde, muss dies bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.

Eine digitale Urlaubsverwaltung kann dabei helfen, Anträge zentral einzureichen, zu bearbeiten und ihren Status nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der Vorteil entsteht vor allem dann, wenn Urlaub nicht in einem isolierten Kalender steht, sondern gemeinsam mit Arbeitszeiten und Personalplanung betrachtet werden kann. So lässt sich frühzeitig erkennen, welche Teammitglieder an einem bestimmten Tag verfügbar sind.

5. Termine und Mitarbeitereinsatz gemeinsam betrachten

Mit Impfungen, Tests, pharmazeutischen Dienstleistungen und anderen buchbaren Services gewinnt auch die Terminplanung in Apotheken an Bedeutung.

Dabei reicht es nicht aus zu wissen, dass um 14 Uhr ein Patiententermin stattfindet. Die entscheidende Frage lautet: Ist zu diesem Zeitpunkt auch das passende Team verfügbar?

Mediloon verbindet deshalb Patiententermine mit der internen Tagesübersicht. Termine, die über die digitalen Angebote der Apotheke gebucht werden, können in der Tagesansicht des Teams erscheinen und gemeinsam mit der Anwesenheit der Mitarbeitenden betrachtet werden.

So lassen sich Patientenservice und Personalorganisation besser aufeinander abstimmen.

Warum das Zusammenspiel wichtiger ist als einzelne Funktionen

Eine Aufgabenliste allein löst noch keine Personalplanung. Eine Zeiterfassung allein zeigt noch nicht, welche Aufgaben heute erledigt werden müssen. Und ein Terminkalender allein sagt nicht, ob zum gebuchten Zeitpunkt ausreichend Personal zur Verfügung steht.

Der eigentliche Vorteil entsteht deshalb durch die Verbindung der einzelnen Bereiche. Eine gemeinsame Mitarbeiterverwaltung kann beispielsweise zeigen:

Dadurch entsteht aus einzelnen Informationen ein umfassenderer Überblick über den Apothekentag.

Vorteile einer zentralen Mitarbeiterverwaltung

Webbasiert statt an einen einzelnen Arbeitsplatz gebunden

Eine moderne Teamverwaltung sollte nicht nur an einem bestimmten PC im Backoffice verfügbar sein.

Bei einer webbasierten Lösung können berechtigte Mitarbeitende über die vorgesehenen Zugänge auf die für sie relevanten Funktionen zugreifen. Dadurch arbeitet das Team mit derselben aktuellen Informationsgrundlage, statt unterschiedliche lokale Dateien oder Versionen zu verwenden.

Welche Informationen einzelne Personen sehen und bearbeiten dürfen, sollte dabei über geeignete Rollen und Zugriffsrechte gesteuert werden.

Datenschutz auch bei Mitarbeiterdaten beachten

Nicht nur Patienten- und Gesundheitsdaten sind schützenswert. Auch Arbeitszeiten, Urlaubsinformationen und weitere Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten.

Bei einer digitalen Mitarbeiterverwaltung sollten deshalb unter anderem geregelt sein:

Die Staff-App als interne Seite der Mediloon-Plattform

Mediloon betrachtet die Digitalisierung einer Apotheke nicht ausschließlich aus Patientensicht. Website, Patienten-App und der KI-Assistent Medi bilden die digitale Verbindung nach außen.

Die Staff-App unterstützt dagegen interne Abläufe des Apothekenteams. Dort können Funktionen rund um Team und Organisation zusammenlaufen – beispielsweise:

Damit muss für interne Abläufe nicht zwangsläufig für jede Aufgabe eine separate Insellösung eingeführt werden.

Eine Plattform – zwei Seiten des Apothekenalltags

Die Besonderheit liegt in der Verbindung beider Bereiche.

Nach außen

Patientinnen und Patienten nutzen beispielsweise:

Nach innen

Das Apothekenteam nutzt Funktionen für:

Beide Seiten gehören zum selben Apothekenalltag. Ein digital gebuchter Termin muss schließlich von einem real verfügbaren Team bearbeitet werden. Eine Bestellung muss intern weiterbearbeitet werden. Und neue digitale Leistungen funktionieren nur dann zuverlässig, wenn auch die Organisation dahinter mithält.

Digitalisierung endet nicht bei der Patienten-App

Viele Apotheken beginnen ihre Digitalisierung verständlicherweise bei den Patientinnen und Patienten. Eine moderne Website, E-Rezept, App und Botendienst sind sichtbare Verbesserungen.

Ein erheblicher Teil des täglichen Aufwands entsteht jedoch hinter den Kulissen. Arbeitszeiten müssen dokumentiert, Urlaube abgestimmt, Termine vorbereitet und Aufgaben verteilt werden.

Deshalb lohnt es sich, auch diese internen Prozesse zu betrachten. Das Ziel sollte nicht sein, möglichst viele digitale Werkzeuge einzuführen. Das Ziel ist, mit möglichst wenigen Systemen möglichst viele wiederkehrende Abläufe übersichtlich abzubilden.

Die Bausteine der internen Organisation im Detail

Die einzelnen Bereiche der Mitarbeiterverwaltung sind in eigenen Leitfäden ausführlich beschrieben: