NFC-Zeiterfassung für Apotheken: Arbeitszeiten einfach digital erfassen

Warum digitale Zeiterfassung für Apotheken relevant ist

Arbeitgeber in Deutschland müssen ein System bereitstellen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können.

Wie dieses System konkret ausgestaltet wird, ist jedoch nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Je nach Unternehmen können auch manuelle Aufzeichnungen zulässig sein.

In der Praxis entstehen bei Papierlisten oder Tabellen allerdings häufig unnötige Arbeitsschritte. Typische Probleme sind:

Gerade in einer Apotheke, in der der Arbeitsalltag ohnehin von Beratung, Rezeptbearbeitung und organisatorischen Aufgaben geprägt ist, kann eine einfache digitale Lösung spürbar entlasten.

Wie NFC-basierte Zeiterfassung funktioniert

NFC steht für Near Field Communication. Die Technologie wird beispielsweise beim kontaktlosen Bezahlen eingesetzt. Zwei Geräte beziehungsweise ein Gerät und ein NFC-Tag tauschen Informationen aus, sobald sie sich unmittelbar nebeneinander befinden.

Bei der Arbeitszeiterfassung kann das ähnlich funktionieren:

Dadurch werden Beginn und Ende der Arbeitszeit digital dokumentiert, ohne dass jedes Mal ein Formular ausgefüllt oder eine Tabelle geöffnet werden muss.

Ein Tap statt handschriftlicher Stundenzettel

Der größte Vorteil liegt in der Einfachheit. Der Clock-in-Prozess soll nur wenige Sekunden dauern und sich problemlos in den bestehenden Arbeitsablauf integrieren lassen.

Damit entfallen die Zwischenschritte, die bei Papierlisten und Tabellen anfallen:

Stattdessen entsteht direkt ein digitaler Zeitstempel. Das reduziert manuelle Arbeit und mögliche Übertragungsfehler.

Automatische Berechnung der Arbeitszeiten

Ein digitales System kann aus den erfassten Start- und Endzeiten automatisch die entsprechenden Arbeitszeiten berechnen.

Je nach Funktionsumfang können beispielsweise angezeigt werden:

Dadurch müssen die Daten vor der Lohnabrechnung nicht jedes Mal aus verschiedenen Listen oder Tabellen zusammengetragen werden.

Mehr Transparenz für Mitarbeitende

Digitale Zeiterfassung kann nicht nur die Verwaltung entlasten. Auch Mitarbeitende profitieren davon, wenn sie ihre erfassten Arbeitszeiten nachvollziehen können.

So lässt sich beispielsweise leichter erkennen:

Weniger Aufwand bei Korrekturen

Auch bei einem digitalen System können Fehler passieren. Ein Mitarbeiter vergisst möglicherweise das Ausstempeln oder erfasst versehentlich eine falsche Zeit.

Deshalb sollte ein gutes Zeiterfassungssystem einen nachvollziehbaren Korrekturprozess anbieten. Änderungen sollten nicht einfach unsichtbar überschrieben, sondern transparent dokumentiert werden können.

So bleibt nachvollziehbar, welche Zeit ursprünglich erfasst und welche Änderung anschließend vorgenommen wurde.

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Deshalb müssen auch bei einer NFC-Zeiterfassung die Vorgaben der DSGVO berücksichtigt werden.

Dazu gehören insbesondere:

Eine digitale Lösung sollte deshalb nicht mehr Mitarbeiterdaten erfassen, als für die Arbeitszeiterfassung tatsächlich erforderlich sind.

Braucht NFC-Zeiterfassung zusätzliche Hardware?

Das hängt von der technischen Umsetzung ab. NFC kann mit Smartphones, Karten oder speziellen NFC-Tags beziehungsweise Lesegeräten eingesetzt werden.

Für Apotheken ist daher vor der Einführung wichtig zu prüfen:

Die Lösung sollte auch im Alltag einfach bleiben und keinen zusätzlichen IT-Aufwand erzeugen.

NFC-Zeiterfassung als Teil des digitalen Apothekenalltags

Viele Apotheken digitalisieren zunächst die patientennahen Prozesse:

Doch auch interne Abläufe bieten erhebliches Digitalisierungspotenzial. Die Arbeitszeiterfassung ist dafür ein gutes Beispiel. Sie betrifft das gesamte Team regelmäßig und lässt sich mit vergleichsweise wenig Aufwand standardisieren.

Wenn Arbeitszeiten, Dienstplanung und weitere interne Prozesse in einer gemeinsamen Mitarbeiterlösung zusammengeführt werden, reduziert sich zusätzlich die Zahl unterschiedlicher Systeme.

NFC-Zeiterfassung mit Mediloon

Mediloon erweitert seine Plattform um Funktionen für interne Apothekenprozesse. Sofern die NFC-Zeiterfassung für Ihre Mediloon-Konfiguration verfügbar ist, können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten über einen einfachen NFC-basierten Clock-in erfassen.

Die erfassten Zeiten werden digital dokumentiert und können innerhalb des Systems für die weitere Arbeitszeitverwaltung genutzt werden.

Welche Funktionen – beispielsweise Stundenkonten, Pausenregeln, Dienstplanung oder Exportmöglichkeiten für die Lohnabrechnung – verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Funktionsumfang der eingesetzten Mediloon-Version ab.